امنیت اطلاعات بیماران: ده کار ساده که هر مطبی باید بکند
در مطب شما اطلاعاتی هست که برای بیمار خصوصی است: بیماری‌ها، داروها، عکس‌ها، شماره و آدرس، و وضعیت مالی. نگه‌داری درست آن‌ها هم وظیفهٔ اخلاقی است و هم اعتبار مطب به آن بسته است.
خبر خوب: بیشتر ریسک‌ها را با چند کار ساده می‌شود کم کرد.
۱. هر نفر، حساب خودش
یک رمز مشترک برای کل پذیرش یعنی وقتی اتفاقی بیفتد، معلوم نیست کار چه کسی بوده. برای هر کاربر یک حساب جدا بسازید.
۲. رمز قوی و بدون تکرار
رمز بلند و متفاوت برای هر سرویس، ترجیحاً با یک مدیر رمز. رمزی که روی کاغذ زرد کنار مانیتور چسبیده، رمز نیست.
۳. ورود دومرحله‌ای
یک کد یک‌بارمصرف علاوه بر رمز. حتی اگر رمز لو برود، ورود بدون گوشی شما ممکن نیست. برای حساب مدیر و هر کسی که به اطلاعات مالی دسترسی دارد، این را روشن کنید.
۴. دسترسی بر اساس نقش
پذیرش لازم نیست گزارش سود و زیان ببیند. منشی لازم نیست پرونده‌های پزشکی را ویرایش کند. هر کس همان‌قدر دسترسی بگیرد که کارش لازم دارد.
۵. ثبت تغییرات
اگر یک مبلغ عوض شد یا پرونده‌ای حذف شد، باید معلوم باشد کی، چه کسی و از چه به چه. این برای پیدا کردن اشتباه است، نه برای بدبینی به همکاران.
۶. قفل خودکار صفحه
کامپیوتری که بیمار از کنارش رد می‌شود و صفحه‌اش باز است، یعنی اطلاعات دیگران در معرض دید. قفل خودکار بعد از چند دقیقه بی‌کاری، ساده‌ترین محافظ است.
۷. پشتیبان‌گیری منظم، و امتحان بازگردانی
پشتیبانی که هرگز بازگردانی‌اش را امتحان نکرده‌اید، معلوم نیست کار کند. یک بار در چند ماه نسخه را برگردانید و ببینید سالم است. نسخهٔ پشتیبان را جایی نگه دارید که با خود سیستم خراب نشود.
۸. حساب کاربر رفته را ببندید
وقتی همکاری مطب را ترک می‌کند، همان روز دسترسی‌اش بسته شود. این یکی از رایج‌ترین حفره‌هاست.
۹. پیام‌رسان‌ها و عکس بیمار
فرستادن رادیوگرافی از واتس‌اپ شخصی راحت است ولی کنترل ندارد. تا جایی که می‌شود، از کانال‌هایی استفاده کنید که پیام‌ها در مطب ثبت و قابل پیگیری باشد، و رضایت بیمار را برای ارسال عکس‌ها بگیرید.
۱۰. بروزرسانی و ابزار مطمئن
سیستم‌عامل و نرم‌افزارها به‌روز باشند و نرم‌افزار مطب از سازنده‌ای باشد که امنیت را جدی می‌گیرد. بپرسید: داده کجا نگه داشته می‌شود؟ نسخهٔ پشتیبان دارد؟ تغییرات را ثبت می‌کند؟
هیچ سیستمی صددرصد امن نیست. هدف این است که کار را برای خطا و سوءاستفاده سخت و برای کشف آن آسان کنید.
در دُرج ورود دومرحله‌ای، دسترسی بر اساس نقش، ثبت تغییرات و پشتیبان‌گیری در خود نرم‌افزار گنجانده شده‌اند تا مجبور نباشید برای هر کدام ابزار جدا بخرید.